加拿大公司必须维护保存完整的公司Minute Book？—— 加拿大BC省企业主不能忽视的法律要求！

笔者作为BC省的商业法律师，在商业借贷、商业房买卖抵押及融资等商事交易中，常常见到很多企业因平时忽视公司Minute Book（台账）的管理和维护而在交易中手忙脚乱，甚至面临法律危机！BC省Business Corporations Act要求，每家公司都必须建立并持续更新公司Minute Book。这项法定要求并非简单的行政手续，更是保护企业发展的法律屏障。然而，现实情况是，很多企业主在线注册了公司后便直接开始运营公司，从未考虑过建立公司Minute Book文件这项公司法要求的必要内容。

- 公司Minute Book到底是什么呢？

简单来说，公司Minute Book是记录公司运营期间股东决议，股份/股权，董事任命，公司重要人士，及公司登记处法律文件等相关信息的记录册。大到公司上市的股份结构记录，小到一次公司地址的变更记录，无论你的公司主要经营什么业务，公司Minute Book都不可或缺。

- 完善公司Minute Book有哪些必要性和意义呢？

具体而言：

1. 1.      公司合规经营的法定义务

BC省法律明确规定公司应建立公司Minute Book，保存及更新股东名册、董事名册、公司会议决议等法定记录，保存每年进行年审的年检报告(Annual Report)。BC省公司注册处等政府机构有权随时进行抽查，要求查阅公司Minute Book，未备查企业可面临最高$5,000的罚款。

1. 2.      股东权益的文书凭证

公司Minute Book中的文件各有其法律作用。比如，Central Security Register作为公司内部股权架构的登记文件，清晰的反映了股东在公司中持股状况，为公司股权持有状态及公司管理权益提供证明；公司董事和股东的各项决议，不仅清晰记载了会议事项及表决权证明，完整的会议决策过程亦更可帮助股东及董事在产生纠纷时明晰责任归属，追溯董事任职期间履职情况以及是否适用公司法规定的个人责任豁免。

1. 3.      融资、买卖股份的信用背书

在商业融资借贷中，银行及金融借贷公司的律师必然要求公司披露完整的历史记录，审查公司Minute Book的合规性；在公司股份买卖过程中，买家和新股东更会通过公司Minute Book来了解公司、作为股权估值依据之一，且股份转让的文档需要经过公司董事会决议的支持与印证；此外，Minute Book中完整的股份转让记录更是税务评估的关键凭证。

捍理的专业解决方案：

捍理律师事务所长期为企业提供符合BC省规范的公司Minute Book管理服务，成立公司之初帮助公司进行初始建档，包含公司章程、首次董事会记录等必备文件，并对公司Minute Book 进行动态更新，股东变更、章程修订等事项及时归档，及协助完成年度法律检查，请即联系我们的事务所团队进行咨询，保护企业价值，从完善公司Minute Book 开始。

文：单丹律师